De Wet open overheid (Woo) is 1 mei 2022 in werking getreden. Met deze nieuwe wet is een belangrijke stap gezet naar een opener overheid. De Woo vergroot voor iedereen de toegang tot overheidsinformatie, bevordert de actieve openbaarmaking en actualiseert de regels voor openheid en openbaarheid. De verplichting tot actieve openbaarmaking wordt gefaseerd ingevoerd (bij Koninklijk Besluit), om organisaties de tijd te geven de openbaarmaking van deze categorieën in te richten. De Woo vervangt de Wet openbaarheid van bestuur. De Woo schrijft voor dat in de begroting aandacht besteed wordt aan de beleidsvoornemens voor de uitvoering van de wet. In de jaarstukken doen we verslag over de uitvoering van de wet.
Verbetering van de informatiehuishouding
De verbetering van de informatiehuishouding begint in het primaire proces waar medewerkers documenten maken of ontvangen. Daar moet eenduidig opslaan en meta-dateren plaats vinden. De medewerkers gebruiken hiervoor het document managementsysteem (DMS). Het DMS zorgt voor het gecontroleerd opslaan van gemeentelijke documenten. De ongecontroleerde opslag op bijvoorbeeld netwerkschijven wordt voorkomen door de netwerkschijven te migreren naar het DMS. Deze aanpak is noodzakelijker dan ooit. De hoeveelheid informatie in het digitale tijdperk is onvergelijkbaar veel groter dan in de tijd van papieren informatie. Hierdoor kan de gemeente niet langer de informatie handmatig achteraf ordenen maar start de archivering bij de start van het werkproces.
Om de informatiehuishouding op orde te brengen wordt gebruik gemaakt van standaarden, zoals de gemeentelijk model architectuur (Gemma), en in de gedachte van ’samen organiseren’ wordt actief gezocht naar samenwerking met collega-gemeenten. In navolging op de Gemma, wordt actief aan het in de praktijk brengen van de informatiekundige visie van Common Ground gewerkt. In de kern gaat het bij Common Ground om een hervorming van de gemeentelijke informatievoorziening, door op een andere manier om te gaan met gegevens, waarbij data wordt losgekoppeld van werkprocessen en applicaties. Hiermee wordt onze informatievoorziening transparanter voor inwoners, bestuurders en medewerkers.
De grote hoeveelheid aan verschillende informatieobjecten die in de werkprocessen gebruikt worden maakt een digitaal transformatieproces voor de gehele organisatie noodzakelijk. De oude werkwijzen, zoals het overlaten van archivering aan archief-medewerkers, voldoen niet meer en nieuwe zijn nog niet volledig uitgekristalliseerd. Bestaande processen moeten worden aangepast en het gedrag van medewerkers zal mee veranderen. Dit transitie-proces vraagt jaren tijd.
Belangrijke eisen voor een goede informatie huishouding zijn:
- Aansluiting bij het regionale e-depot van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht
- Implementatie van de selectielijst in de kernapplicaties
- Archivering van e-mail en tekstberichten
- Informatiebeheerplannen gekoppeld aan de werkprocessen
- Een vastgestelde digitale bewaarstrategie voor alle informatieobjecten
- Het kwaliteitssysteem informatiehuishouding decentrale overheden; KIDO- Light
- Een vastgelegd metagegevensschema dat tenminste bij alle blijvend te bewaren documenten toegepast wordt.
Actieve openbaarmaking
De actieve openbaarmaking verplicht de gemeente om 11 informatiecategorieën in fases openbaar te maken. Vanaf november 2024 moeten de eerste 5 categorieën openbaar zijn. De gemeente voldoet aan deze eis. De Rijksoverheid maakt later de ingang van de andere fases bekend. De gemeente volgt deze landelijke fasering. Het kabinet heeft via de Algemene uitkering zowel incidenteel als structureel budget gegeven voor de invoering van de Woo.
Passieve openbaarmaking
Naast het actief openbaar maken kan iedereen altijd vragen om bepaalde informatie (op verzoek) openbaar te maken. Ook bij openbaarmaking op verzoek gaat de Woo ervan uit dat het belang van openbaarheid altijd geldt en dat alleen in uitzonderingsgevallen een bijzonder belang vóór openbaarmaking kan gaan. Concreet betekent dit dat een Woo-verzoek (of onderdelen daarvan) alleen kan (of kunnen) worden geweigerd wanneer een bijzonder belang in het geding is. Het aantal Woo verzoeken is de laatste jaren stijgende. Halverwege 2024 is het aantal Woo-verzoeken gelijk aan het totaal aantal ingediende verzoeken in heel 2023. Wij verwachten dat deze tendens zich in 2025 verder doorzet. Daarnaast worden de verzoeken steeds omvangrijker. De beantwoording van een Woo-verzoek vraagt daardoor steeds meer tijd en capaciteit.