Bedrijfsvoering

De samenleving en de rol van de lokale overheid verandert, informatietechnologie ontwikkelt zich snel en er komen steeds meer initiatieven vanuit inwoners. De leefwereld om ons heen lijkt meer dynamisch en complexer te worden. De gemeentelijke organisatie is vormgegeven als netwerkorganisatie om  flexibel en wendbaar te zijn en zich aan te passen aan deze veranderende samenleving.
De gemeentelijke organisatie houdt rekening met de volgende (landelijke) ontwikkelingen die van grote invloed zijn op de inzet van de capaciteit van de organisatie van de Utrechtse Heuvelrug.

Financieel onzekere tijden

De inkomsten die gemeenten ontvangen via het gemeentefonds lopen de komende jaren (fors) terug, terwijl het Kabinet nog geen sluitend plan heeft hoe dat financiële gat gedicht moet worden. De verwachting is dat gemeenten daar zelf voor moeten zorgdragen. Vanaf 2026 worden oplopende tekorten verwacht. Om enige weerstand te bieden aan deze onzekere tijden onderzoekt de organisatie welke mogelijkheden er zijn om tot een sluitende meerjarenbegroting te komen vanaf 2025. Dit vraagt de nodige extra inspanningen van de organisatie.

Organisatie onder druk

De druk op- en kwetsbaarheid van de organisatie is nog steeds een aandachtspunt. Zo blijft de spanning op de arbeidsmarkt voelbaar en blijft de kwalificatie landelijk ‘zeer krap’ van kracht, zeker in het openbaar bestuur. Het is lastig om gekwalificeerde medewerkers aan te trekken, maar met de inzet van recruiters, ‘detachering -naar-vast’ ontwikkeltrajecten en een vernieuwde arbeidsmarktbenadering lukt om het merendeel van onze vacatures in te vullen.
Het werk moet wel doorgang vinden waardoor inhuur bij het niet (direct) kunnen invullen van de vacature soms de enige mogelijkheid is. Als gevolg van de spanning op de arbeidsmarkt zijn ook de inhuurtarieven sterk gestegen, wat tot uitdagingen leidt om binnen de bestaande budgetten het werk gedaan te krijgen.

Programmatisch en opgavegericht werken

Om de omgevingsvisie en omgevingsprogramma’s te realiseren geeft de gemeente in 2024 en 2025 nadrukkelijk aandacht aan het programmatisch en opgave gericht werken binnen onze netwerkorganisatie. Een meer integrale benadering om medewerkers vanuit verschillende disciplines verbonden, met elkaar aan diverse opgaven te laten samenwerken.

Concernagenda ‘Werken met Focus en Aandacht’

Voor 2024-2025 werkt de gemeentelijke organisatie volgens de concernagenda ‘Werken met Focus en Aandacht’ waarin opgaven en ontwikkelingen zijn opgenomen. Door te werken met deze concernagenda wordt een duidelijke koers uitgezet zodat medewerkers weten welke richting de organisatie opgaat en waar met elkaar en in samenhang aan wordt gewerkt.
De gemeentelijke organisatie heeft in de concernagenda de volgende opgaven en ontwikkelingen opgenomen. De opgaven luiden: het vinden en behouden van collega’s, samenwerken aan complexe opgaven en de overheid in een digitale samenleving. De ontwikkelingen luiden: onze gemeente als goede werkgever, werken in netwerken en slim werken.
De opgaven en ontwikkelingen zijn vertaald in de onze manier van werken, acties in de bedrijfsvoering en het personeelsbeleid. De gemeentelijke organisatie wil eind 2024 een nieuwe organisatiefilosofie en -structuur vastgesteld en werkt de gemeentelijke organisatie volgens een vernieuwde HR-visie bestaande uit strategische doelen en activiteiten op het gebied van personeelsbeleid gedurende een periode van 4 jaar.

Klaar voor de Toekomst

Het programma Klaar voor de Toekomst, waarmee de gemeentelijke organisatie vanaf 2018 investeerde in de organisatie en onze medewerkers om de opgaven van morgen aan te kunnen, is in 2024 afgesloten. Nog lopende acties, zoals aandacht voor verbinding tussen medewerkers, flexibele inzet van medewerkers en teamleiders zijn verwerkt in diverse activiteiten.  

Goed personeelsbeleid is belangrijk om de doelen van de gemeente te behalen. Het personeel is het belangrijkste kapitaal wat de gemeente heeft om die taken uit te voeren en de doelstellingen te halen. Het vinden van goed personeel is in het huidige tijdsgewricht niet eenvoudig evenals het vasthouden van goed personeel. Daarom stelt de gemeente plannen op en zet instrumenten in om een aantrekkelijke werkgever te zijn. Hierbij is het nodig om te blijven investeren in het op peil brengen en houden van de vakkennis en de ontwikkeling van medewerkers. De medewerkers zijn de verbindende schakel in de samenwerking onderling en met inwoners en onderling om te komen tot resultaten.

Nieuw functiewaarderingssysteem

Het takenpakket van de gemeentelijke organisatie is complex en dynamisch. Daar past een functiewaarderingssysteem bij dat een actuele transparante functiematrix oplevert met zicht de onderlinge rangorde van functies. Een systeem dat inzicht geeft in de toegevoegde waarde van elke functie in onze organisatie én een stevig fundament voor het marktconform belonen van onze medewerkers oplevert. Het huidige systeem, dat sinds het ontstaan van de Utrechtse Heuvelrug wordt gebruikt, sluit daar niet meer op aan. De gemeentelijke organisatie maakt dan ook de overstap naar hét gemeentelijke functiewaarderingssysteem 'HR21', dat door veel andere gemeenten wordt gebruikt. Met de overgang naar HR21 beogen we tevens de ontwikkeling én behoud en doorstroom van medewerkers te stimuleren.
Met een nieuwe HR-visie ontwikkelen en actualiseren we het personeelsbeleid zodat medewerkers met plezier en in een uitdagende werkomgeving voor ons blijven werken en zich kunnen blijven ontwikkelingen.

CAO

De huidige CAO 2024-2025 loopt af op 31 maart 2025. Vertegenwoordigers namens de gemeenten zullen in het najaar 2024 een ledenraadpleging houden over de inzet. Op het moment dat deze begroting wordt opgesteld, is de inzet nog niet bepaald.

Rechtmatigheidsverantwoording
Met ingang van de jaarrekening 2023 is het college verplicht een Rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening op te nemen. Om deze verklaring op te kunnen stellen en toereikend te onderbouwen, waarbij voldaan wordt aan de eis van getrouwheid in de accountantscontrole, dient in de organisatie te worden gecontroleerd of er rechtmatig is gehandeld en hoe afwijkingen in het vervolg kunnen worden voorkomen. Dat gebeurt op basis van interne controles in de processen en door onafhankelijke verbijzonderde interne controles op basis van een beleidsplan. Eind 2024 zal in afstemming met de nieuwe accountant het nieuwe beleidsplan en controleplan voor 2025 worden vastgesteld. Verder zal moeten worden geïnvesteerd in formatie wegens de uitgebreide taken op dit gebied om te blijven voldoen aan de gestelde eisen, en in een systeem om de bevindingen en rapportages in de organisatie en met de raad te kunnen delen.

Interne beheersing
Interne beheersing is een geheel van activiteiten om de processen binnen de gemeente te managen en de gestelde doelen op rechtmatigheid, doelmatigheid, doeltreffendheid en kwaliteit te realiseren.  De basis voor een goede interne beheersing zijn de aanwezigheid van actuele procesbeschrijvingen, functiescheiding en vier ogenprincipe, en intern controle op naleving van procesafspraken en beleid.

Project inkoop
Aan de verbetering van de interne beheersing van het proces inkopen en aanbesteden wordt prioriteit gegeven. Met een project ter verbetering van de inkoopfunctie dat in 2024 is gestart en doorloopt in 2025 wordt ook verwacht dat het aantal afwijkingen op rechtmatigheid zal afnemen.

Wijziging wetgeving
De aanpassing van de nationale regelgeving (BBV en Bado) voor de invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording is door het ministerie van BZK niet helemaal afgerond in 2023 en 2024. Verder heeft het eerste jaar waarin gewerkt is met deze verantwoording (2023) ervaringen opgeleverd die naar verwachting zullen leiden tot aanpassingen in wet- en regelgeving.
Daarnaast zijn er gedachten over aanpassing van de accountantsverklaring met betrekking tot de toegestane fouten- en onzekerhedenmarge voor de getrouwheid. Deze ontwikkelingen kunnen gevolgen hebben voor het financiële beheer en de controle hierop in 2025.